Personvernerklæring OSLO ROTARY KLUBB

Denne personvernerklæringen gjør rede for klubbens håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve klubbens virksomhet overfor klubbens medlemmer og samarbeidspartnere.

Behandlingsansvarlig i klubben er Klubbens President, eller den oppgaven er delegert til. Henvendelser om innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til  ORK@Oslork.com

Medlemskap

 Fra klubbens medlemmer innhentes navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse. Videre registreres arbeidssted, tittel, yrkesklassifisering, opptaksdato, navn på fadder og evt. tildeling av æresbevisninger (PHF). Tilhørighet i komite fra år til år registreres også.

 Denne informasjonen vil være tilgjengelig for- og distribueres årlig til alle klubbens medlemmer, med mindre informasjon holdes tilbake / ikke utleveres ved innmelding eller ved senere tilbakekalling.

 Rotarys virke og grunnfilosofi bygger på kontakten mellom alle klubbens medlemmer uavhengig av yrkestilhørighet og komitedeltakelse. Det utarbeides derfor årlig en medlemsmatrikkel med bilde, kontaktinformasjon og tilhørighet (fadder / inntreden i klubben) for de aktive medlemmene som er registrert ved inntreden av hvert rotaryår.

 Innsamlede og registrerte personopplysninger danner grunnlag for å rapportere, inn i rotarysystemet, antall medlemmer. I tillegg trenger klubben kontaktinformasjonen for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet, videreformidle informasjon fra rotaryorganisasjonen globalt til alle medlemmene i klubben lokalt, samt gjøre det mulig for medlemmene til å ta kontakt med hverandre individuelt. 

 Medlemsmatrikkelen leveres ut i trykket format og i PDF versjon ved inngang til hvert nye rotaryår. Registrerte opplysninger vil bli oppdatert kontinuerlig, men utleveres internt i klubben årlig.

 Medlemslister og kontaktdata vil ikke bli videreformidlet til eksterne kommersielle aktører, men kan enkeltvis, etter behov, videresendes eksterne samarbeidspartnere i forbindelse med pågående rotaryprosjekter.

 E-post

 Medlemmer bør ikke sende sensitivt innhold per e-post til klubben. Dersom klubben mottar sensitive opplysninger, behandles dette i henhold til innhold og slettes deretter.

 Ukeseddel

 Klubbens ukeseddel sendes på e-post og deles på Workplace. Klubben oppbevarer e-postadresser og annen informasjon forsvarlig og deler dem ikke med andre. Adressen slettes når den ikke lenger er i bruk.

 Påmelding kurs og arrangementer

 I tilknytning til kurs og arrangementer kan det samles inn ytterligere personopplysninger etter behov. Disse blir ikke brukt til andre formål enn til å administrere arrangementet og gi grunnlag for fremdrift (berettiget interesse som behandlingsgrunnlag). Disse personopplysningene vil slettes etter avsluttet arrangement.

 Eksterne samarbeidspartnere og deltakere

 Oslo Rotary Klubb holder ikke et sentralt register over eksterne personer eller aktører som deltar eller samarbeider med oss i enkeltprosjekter. Kontaktinformasjon på samarbeidspartnere og deltakere utover klubbmedlemmer innhentes og registreres som følge av behov for formidling av kontakt og administrasjon Innsamling og behandling av disse persondataene holdes på komitenivå. Kontaktdata og andre personopplysninger deles med komitemedlemmer og prosjektdeltakere i den grad dette er nødvendig for (frem)drift og administrasjon.

 Med kontaktdata forståes navn telefon nummer e-post adresse, adresse (bosted / arbeid), arbeidsgiver. Ytterligere informasjon innhentes på forespørsel og på et legitimt (behandlingsgrunnlag).

 Opplysninger utover navn og deltakelse slettes etter avsluttet samarbeid.